ספירת מלאי במסעדה: איך עושים את זה בשעה ולא בלילה שלם

ספירה של 180 פריטים במסעדה בגודל בינוני נגמרת בשעה בשלושה תנאים: הטופס מסודר לפי סדר המדפים ולא לפי א"ב, לכל פריט יש יחידת ספירה אחת קבועה, ושלושה זוגות סופרים שלושה אזורים במקביל. הלילה הלבן קורה כשמתחילים לספור לפני שסידרו, וכשכל אחד סופר ביחידה אחרת.

למה הספירה לוקחת אצלכם ארבע שעות?

מוצאי שבת, אחת עשרה בלילה. הסו-שף עומד בחדר הקירור עם דף מודפס מהאקסל של הנהלת החשבונות. הפריט הראשון בדף הוא "אבוקדו". האבוקדו במדף התחתון מצד שמאל. הפריט השני הוא "אגוזי מלך", שנמצאים במחסן היבש בקצה השני של המטבח. הוא הולך, חוזר, מדפדף, מחפש את "חזה עוף" בעמוד 3, ומגלה שיש שני ארגזים פתוחים ואין לו משקל ביד.

שלוש סיבות חוזרות כמעט בכל מטבח שראיתי:

• הטופס מסודר לפי א"ב או לפי ספק, והסופר רץ בין המקררים.
• אין הסכמה על יחידות. אחד כותב "2" ומתכוון לשני ארגזים, השני מתכוון לשני קילו.
• סופרים באמצע החיים. משלוח ירקות מגיע באמצע, מישהו מוציא שמנת לסרוויס של מחר, והמספרים כבר לא נכונים.

שלושתן נפתרות ביום שלפני הספירה, לא בזמן הספירה.

מה מכינים יום לפני הספירה?

בונים את הטופס לפי המסלול. עוברים פעם אחת עם מחשב נייד או טלפון בכל אזורי האחסון ורושמים את הפריטים לפי הסדר שבו הם מונחים: חדר קירור מדף עליון משמאל לימין, מדף שני, וכן הלאה. באנגלית קוראים לזה shelf to sheet, וזה השינוי הבודד שחוסך הכי הרבה זמן. מהרגע הזה הסופר רק יורד בדף ובמדפים באותו כיוון.

מסדרים את המדפים. כל פריט במקום אחד. אם יש שמן זית גם במחסן, גם ליד הפס וגם בבר, הוא יופיע בטופס שלוש פעמים, פעם בכל אזור. זה בסדר. מה שלא בסדר הוא שקית קמח פתוחה שנדחפה מאחורי הקופסאות של העגבניות.

מאחדים פתוחים. שלושה בקבוקי סויה חצי ריקים הופכים לאחד וחצי. פחות פריטים חלקיים, פחות הערכות.

מכינים ציוד. משקל עם טרה בכל אזור קר, לוח כתיבה או טאבלט לכל זוג, טוש למדבקות, ורשימת משקלי טרה של המכלים הקבועים שלכם. גסטרונום 1/1 בעומק 10 ס"מ שוקל אצלכם מספר קבוע. שוקלים פעם אחת, רושמים על הקיר.

קובעים מועד שבו שום דבר לא זז. אחרי סגירה או לפני פתיחה. בלי קבלת סחורה באותן שעות. אם ספק חייב להגיע, הסחורה שלו מחכה בצד עם תעודת המשלוח ונספרת בנפרד.

סוגרים ניירת. כל חשבוניות הספקים ותעודות המשלוח עד רגע הספירה צריכות להיות מוקלדות. ספירה מדויקת מול רכישות חסרות נותנת פער שלא קיים.

באיזה סדר סופרים?

מחלקים את המטבח לאזורים ונותנים לכל זוג אזור. זוג, כי אחד סופר ואומר בקול והשני כותב. אדם אחד שסופר וכותב לבד איטי בערך פי שניים וטועה יותר, כי הוא מוריד את העיניים מהמדף בכל שורה.

חלוקה שעובדת במסעדה של 80 מקומות:

180 פריטים, שלושה זוגות, קצת יותר מדקה לפריט כולל שקילות. שעה. בבית קפה עם 70 פריטים זה זוג אחד וארבעים דקות.

בתוך כל אזור הולכים תמיד באותו כיוון: מלמעלה למטה, משמאל לימין. מדף שנספר מקבל מדבקה או סימון בטוש על המדף. ככה רואים מה נשאר, ואם מישהו נקרא לטלפון באמצע, הוא יודע איפה עצר.

מתחילים בקפואים. דלת מקפיא פתוחה עשרים דקות זה לא משהו שרוצים, אז סופרים שם ראשונים ומהר, עם מעיל.

לא סופרים הכול באותה תדירות. את 25 או 30 הפריטים היקרים, אלה שמרכיבים אצלכם את רוב הכסף על המדף, סופרים כל שבוע: בשר, דגים, גבינות, אלכוהול, שמן זית, קפה. זה רבע שעה. את כל השאר פעם בחודש.

באילו יחידות סופרים, ומה עושים עם ארגז פתוח?

לכל פריט יחידת ספירה אחת, והיא כתובה בטופס ליד שם הפריט. הסופר לא בוחר.

הכלל שעובד: סופרים ביחידה שבה קל לספור, והגיליון ממיר ליחידה שבה קונים. קמח סופרים בשקים של 25 ק"ג ועשיריות שק. עגבניות מרוסקות בקופסאות. סלמון בקילוגרמים על המשקל. וודקה בבקבוקים ועשיריות בקבוק, לפי העין. מי שרוצה דיוק בבר שוקל בקבוקים פתוחים, אבל זה מוסיף עשר דקות ומצדיק את עצמו רק באלכוהול יקר.

פריטים חלקיים רושמים בעשיריות. חצי שק הוא 0.5. "בערך שליש" הוא 0.3. לא כותבים "קצת".

שלושה מקרים שתמיד מבלבלים:

• הכנות. רוטב עגבניות מבושל, בצק, ציר. הן שוות כסף, ובמטבח עם הרבה מיז אן פלאס הן יכולות להיות עשירית מהמלאי. מחליטים פעם אחת: או שסופרים אותן בליטרים ומתמחרים לפי עלות המתכון, או שלא סופרים אף פעם. העיקר שזה עקבי מספירה לספירה, אחרת הפוד קוסט קופץ בלי סיבה.
• סחורה שהגיעה ולא הוקלדה. נספרת רק אם החשבונית שלה נכנסת לרכישות של אותה תקופה.
• סחורה של אחרים. מקרר של ספק משקאות עם סחורה בקונסיגנציה, למשל. מסמנים בנפרד ולא מערבבים בערך המלאי.

טופס ספירה לדוגמה

אלה העמודות. אפשר להעתיק לגיליון אלקטרוני בחמש דקות.

המחירים בטבלה הם דוגמה לצורת החישוב, לא מחירון. את עמודות המחיר והשווי הסופרים לא רואים ולא ממלאים. הם כותבים כמות בלבד. מחיר ליחידה מגיע מהחשבונית האחרונה של הספק.

בראש כל גיליון: מספר גיליון רץ, תאריך, האזור, ושמות שני הסופרים. בתחתית: חתימה. זה נראה כמו ביורוקרטיה עד שמגיעה ספירת סוף השנה, ועל זה בסעיף האחרון.

מה עושים עם המספרים אחרי הספירה?

שני חישובים. הראשון נותן את הפוד קוסט של התקופה, והשני מוצא איפה הכסף נעלם.

כמה חומר גלם יצא בתקופה. דוגמה לחודש אחד, כל הסכומים בלי מע"מ:

בלי ספירה, הייתם מחלקים רכישות במכירות ומקבלים 30.8%. ההפרש של 0.8 נקודות האחוז הוא 2,500 ₪ של מלאי שירד מהמדף ולא ראיתם.

פער בפריט בודד. לוקחים פריט יקר ובודקים כמה הייתם אמורים להשתמש בו לפי המכירות. סלמון, שבוע אחד:

• מלאי פתיחה 6.0 ק"ג, רכישות 22.0 ק"ג, מלאי סגירה 4.5 ק"ג. יצאו מהמקרר 23.5 ק"ג.
• נמכרו 118 מנות. מנה היא 160 גרם נקי. אחרי ניקוי נשארים אצלכם 85% מהפילה, אז כל מנה צורכת 188 גרם ברוטו.
• צריכה צפויה: 118 כפול 0.188, 22.2 ק"ג.
• פער: 1.3 ק"ג. במחיר של 92 ₪ לק"ג אלה 120 ₪ בשבוע, בערך 6,200 ₪ בשנה על פריט אחד.

מה עושים עם הפערים?

לא מתחילים מהמסקנה שמישהו גונב. בודקים לפי הסדר הזה, מהנפוץ לנדיר:

1. טעות ספירה או יחידה. מישהו כתב 4 ארגזים במקום 4 ק"ג. סופרים שוב את הפריט הזה בלבד.
2. חשבונית שלא הוקלדה, או שהוקלדה פעמיים.
3. העברות. סחורה שעברה לסניף אחר, לאירוע בחוץ או לארוחת צוות ולא נרשמה.
4. פחת שלא נרשם. מגש שנפל, דג שנזרק ביום ראשון. אם אין דף פחת תלוי ליד הפס, אין לכם דרך לדעת.
5. מנות גדולות מהמתכון. הטבח שם 190 גרם ולא 160. שוקלים עשר מנות בסרוויס ורואים.
6. מתכון לא מעודכן. אחוז הניקוי שרשום הוא של ספק קודם.
7. ורק אז, סחורה שיוצאת מהדלת האחורית.

קובעים רף בשקלים ולא באחוזים. פער של 30% בכמון הוא 12 ₪ ולא מעניין אף אחד. פער של 4% בפילה בקר הוא 900 ₪. כלל סביר להתחלה: בודקים כל פריט שהפער בו עבר 150 ₪ בתקופה, ומתעלמים מהשאר.

מה החוק דורש בספירת סוף שנה?

הספירות השבועיות והחודשיות הן בשבילכם. ספירת סוף השנה היא גם בשביל מס הכנסה, והכללים שלה כתובים בהוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות). אם אתם חייבים ברשימת מלאי תלוי בתוספת שחלה על העסק שלכם ובמחזור, וזה כתוב באותן הוראות.

מה הן קובעות למי שחייב, נכון ל-19/09/2026:

• סופרים את כל הטובין שבבעלותכם או ברשותכם ליום המאזן, כולל סחורה של אחרים שנמצאת אצלכם, שמסומנת בנפרד (סעיף 26(א)).
• מותר לספור עד חודש לפני יום המאזן או אחריו ולתאם את ההפרש. מי שרוצה לספור יותר מעשרה ימים לפני או אחרי חייב להודיע על זה מראש ובכתב לפקיד השומה (סעיף 26(ב)).
• כל גיליון ספירה כולל מספר עוקב, תאריך, מקום האחסון, תיאור שמאפשר לזהות את הפריט, יחידת המדידה, הכמות, שמות הסופרים וחתימה שלהם (סעיף 10). סחורה מקולקלת או איטית מסומנת ככזאת.

אם הטופס השבועי שלכם כבר בנוי עם מספר גיליון, תאריך, אזור, יחידה, שמות וחתימה, ספירת 31 בדצמבר היא עוד ספירה רגילה. זה כל הטריק.

איפה Nosh בסיפור הזה?

ב-Nosh אפשר היום לקלוט חשבוניות ספקים, כך ששורת הרכישות בחישוב למעלה מגיעה ממקום אחד.

מודול מלאי, עם ספירה, מתכונים ופערים, עדיין אין לנו. את הספירה עצמה תעשו בינתיים בגיליון, והשיטה במדריך הזה לא תלויה בשום מערכת.

שאלות שחוזרות

כל כמה זמן סופרים?

את הפריטים היקרים פעם בשבוע, באותו יום ובאותה שעה. ספירה מלאה פעם בחודש, בסוף החודש, כדי שהיא תתאים לדוחות. מי שסופר רק בסוף שנה מגלה בעיות באיחור של אחד עשר חודשים.

מי צריך לספור?

לא מי שמזמין את הסחורה לבד. זוג שבו אחד מכיר את המטבח והשני מגיע מבחוץ, מנהלת משמרת או מישהי מהמשרד, עובד טוב. פעם ברבעון מחליפים את הזוגות בין האזורים.

מה עם הבר?

אותה שיטה, אזור נפרד, זוג נפרד. בקבוקים פתוחים בעשיריות לפי העין. מה שמבדיל את הבר הוא שהפערים שם גדולים יותר בכסף ביחס לנפח, אז את האלכוהול היקר כדאי לספור כל שבוע.

אקסל מספיק?

למסעדה אחת עם תפריט של 40 מנות, כן. הוא מפסיק להספיק כשיש 60 מנות ו-200 חומרי גלם, כי עדכון מחירים ומתכונים ביד לוקח יותר זמן מהספירה עצמה.